Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä 

 

Silmuke Oy

Y-tunnus 2914663-6
p. 0505976804

Tullikatu 2

50100 Mikkeli

Terveyspalvelut, joita tuottaa Silmukkeessa toimiva itsenäinen ammatinharjoittaja (tai yhtiö, jonka lukuun ammatinharjoittaja toimii). Rekisterinpitäjä on kyseinen potilasta hoitava ammatinharjoittaja (tai yhtiö, jonka lukuun ammatinharjoittaja toimii). Ammatinharjoittaja on luovuttanut rekisterin teknisen ylläpidon Silmuke Oy:lle. Potilastietojärjestelmä on kolmannen osapuolen tarjoama palvelu.

Rekisterin pitäjinä ovat ammatinharjoittajat ja Silmuke Oy:n omien työntekijöiden osalta. Henkilötietojen käsittelijöinä ovat Silmuke Oy ammatinharjoittajien osalta ja potilastietojärjestelmän toimittaja järjestelmässä olevien henkilötietojen osalta.

Rekisterin vastuuhenkilö ja tietosuojavastaava

Seppo Tuomela

p. 0405417262
seppo@tuomela.fi

Tullikatu 2
50100 Mikkeli

Potilasrekisterin käyttötarkoitus ja potilastietojen käsittelyn peruste

Potilastietojen käsittely perustuu lakiin tai asiakkaan suostumukseen.

Potilasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään potilaan hoidossa sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin. Potilasasiakirjojen tehtävänä on palvella potilaan hoidon suunnittelua ja toteutusta sekä taata hoidon jatkuvuus. Potilasrekisteri toimii samalla myös laskutusjärjestelmänä.

Potilasrekisterin tietosisältö  

Potilaan nimi, asiakasnumero, henkilötunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti, kotiosoite), laskutustiedot.

Tarvittaessa potilaan nimeämä lähiomainen. Täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot. Alaikäisen potilaan huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot.

Potilaan hoidon järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät terveystiedot sekä tarpeelliset esitiedot. Potilaan hoidon kannalta tarpeellisia tietoja ovat käynnin aika ja paikka, peruutukset, hoitavan terveydenhuollon ammattilaisen nimi, potilastiedot, hoitosuunnitelma, käyntikirjaukset, mahdolliset lausunnot ja hoitoon liittyvät viranomaispäätökset tai maksusitoumuksen tiedot, mahdolliset vakuutuksiin liittyvät tiedot, muut hoidon kannalta tarpeelliset tiedot. Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet.

Säännönmukaiset tietolähteet  

Säännönmukaisia tietolähteitä ovat potilaan tapaamisista kertyvä materiaali, eli rekisterinpitäjän omasta toiminnasta saadut tiedot. Potilas voi myös itse luovuttaa omia tietojaan. Lisäksi tietolähteet ovat potilaan huoltaja, potilaan laillinen edustaja, lähiomainen, hoitohenkilökunta, terveydenhuollon ammattihenkilöt, Kela ja vakuutusyhtiöt.

Tietoja voidaan saada asiakkaan suostumuksella muilta rekisterin pitäjiltä, kuten muilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä, lähetteen, viranomaispäätöksen tai vakuutuksen tietojen kautta.

Säilytysaika  

Potilasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa sääntelyä potilastietojen säilytysajoista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset  

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja saavat käsitellä vain hoidon ja palvelun toteutukseen tai asian käsittelyyn osallistuvat henkilöt. Potilastietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus.

Potilaan suostumuksella tietoja voidaan luovuttaa potilaan yksilöimälle taholle, kuten terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle tai Kelan Reseptikeskukseen.

Tietoja voidaan luovuttaa myös voimassa olevan lainsäädännön nojalla terveydenhuollon viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada terveystietoja viranomaistehtävän suorittamiseksi. Tällaisia viranomaisia ovat esimerkiksi Terveyden ja Hyvinvoinnin laitos THL, lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea sekä Kansaneläkelaitos Kela. Potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle.

Potilaan suullisella tai kirjallisella suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle.

Potilaan huoltaja, muu laillinen edustaja sekä potilaan lähiomainen, jos potilas on antanut tähän suostumuksensa. Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on kuitenkin oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen.

Potilastietojen sijainti ja siirrot 

Potilasrekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Rekisteri ja rekisterinpitäjän järjestelmä sijaitsee Suomessa. Tietoja voidaan luovuttaa Suomen, EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tilanteissa, joissa on asiakkaan lupa tai asiakkaan elintärkeä hoito välttämättä niin edellyttää.

Potilastietojen käyttö ja potilasrekisterin suojauksen periaatteet

Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilasta hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Rekisterinpitäjän ylin johto antaa käyttöoikeudet työntekijöille ja potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa, kuin työtehtävien hoito niin edellyttää.

Manuaalinen aineisto pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetuilla henkilöillä. Sähköiset tietokannat ovat palomuurein ja salasanoin suojattuja. Potilastietoja ei talleteta työasemille. Potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaista automaattista päätöksentekoa, mukaan lukien profilointi, ei tehdä.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamisesta tai käsittelyn rajoittamista

Rekisterinpitäjän velvollisuus on korjata henkilörekisteriin sisältyvät virheelliset tiedot sekä oma-aloitteisesti että rekisteröidyn pyynnöstä.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Silmukkeen vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Korjauspyyntö ja käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tehdään kirjallisesti. Potilaan henkilöllisyys varmennetaan luotettavalla tavalla. Korjauksen ja mahdolliset toimenpiteet käsittelyn rajoittamiseksi tekee henkilö, jolla on potilasrekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa täsmennettyä oikeutta pyytää henkilötietoja poistettavaksi ei potilastietojen kohdalla ole mahdollista hyväksyä, sillä terveydenhuollon ammattihenkilöillä on velvollisuus laatia potilasasiakirjat ja niitä on lain mukaan säilytettävä 12 vuotta henkilön kuoleman jälkeen tai 120 vuotta hänen syntymästään laskien, jos kuolinvuosi ei ole tiedossa.

Muutokset tietosuojakäytäntöön

Silmuke Oy seuraa tietosuojakäytäntöään säännöllisesti. Tämä tietosuojaseloste päivitettiin viimeksi 20.10.2022.

Muut oikeudet ja yhteydenotot  

Potilasasiamiehenä toimii Tiina Lehmuskoski, tiina.lehmuskoski@potilasasiamies.fi, p. 0445597777. Potilasasiamiehen tehtävänä on neuvoa potilaita potilaan asemaan ja oikeuksiin liittyvissä asioissa, avustaa potilasta muistutusten ja potilasvahinkoilmoitusten tekemisessä, sekä toimia muutenkin potilaan oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi.

Jos sinulla on kysyttävää Silmuke Oy:n tietosuojakäytännöstä, sinusta käsittelemistämme tiedoista tai haluat käyttää jotakin tietosuojaoikeudestasi, ota meihin yhteyttä.

Tietosuojavastaavana toimii Seppo Tuomela, seppo@tuomela.fi, p. 0405417262.

Lisätietoja www.tietosuoja.fi

Jos haluat tehdä valituksen tai sinusta tuntuu, että yrityksemme ei ole käsitellyt tietojasi tyydyttävällä tavalla, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun.

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Osoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Päivitetty viimeksi 20.10.2022.