Omavalvontasuunnitelma
Sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta annetun lain 27 §:n ja Valviran määräyksen 1/2024 mukainen palveluyksikön omavalvontasuunnitelma
Tätä omavalvontasuunnitelmaa on päivitetty viimeksi 11.8.2025
Tällä omavalvontasuunnitelmalla valvotaan alla kerrotun palveluyksikön toimintaa ja palveluyksikössä käytettyjen alihankkijoiden toiminnan laatua ja asianmukaisuutta sekä asiakas- ja potilasturvallisuutta.
Velvollisuus laatia palveluyksikkökohtainen omavalvontasuunnitelma perustuu sosiaali- ja terveydenhuollon valvontalain (741/2023) 27 §:n ja sen perusteella laadittuun Valviran määräyksen 1/2024. Palveluyksiköllä tarkoitetaan toiminnallisesti ja hallinnollisesti järjestettyä kokonaisuutta, jossa tuotetaan sosiaali- ja terveyspalveluita. Jokaisella palveluyksiköllä on lähtökohtaisesti omat nimetyt vastuuhenkilöt. Tyypillisesti kuntoutusyrityksissä on vain yksi palveluyksikkö, jossa voi kuitenkin olla useita eri palvelupisteitä (toimipisteitä).
Omavalvontasuunnitelman tarkoituksena on keskittyä erityisesti riskien tunnistamiseen ja riskien ennalta ehkäisyyn konkreettisin omavalvontasuunnitelmaan kirjattavin keinoin. Omavalvontasuunnitelma ei ole strateginen asiakirja, vaan käytännön hoito- ja kuntoutustyön apuväline, jota päivitetään tarpeen mukaisesti ja säännöllisesti. Omavalvontasuunnitelman seurannan tulokset julkaistaan neljän kuukauden välein.
Tämä omavalvontasuunnitelma on laadittu Suomen Kuntoutusyrittäjät ry:n mallipohjan avulla.
1. Palveluntuottajaa, palveluyksikköä ja toimintaa koskevat tiedot
1.1. Palveluntuottajan perustiedot:
Yrityksen virallinen nimi: Silmuke Oy
y-tunnus: 2914663-6
yhteystiedot: Tullikatu 2, 20100 Mikkeli
1.2. Palveluyksikkö ja palvelupiste tai palvelupisteet, joita tämä suunnitelma koskee (palveluyksikön perustiedot):
Silmuke Oy, Lappeenranta
o Toikankatu 4, 53100 Lappeenranta, josta suoritetaan myös kotikäyntejä seuraavien kuntien alueella: Imatra, Lappeenranta, Lemi, Luumäki, Savitaipale, Parikkala, Simpele, Ruokolahti, Rautjärvi
o Tuotettavat palvelut: Psykiatrinen avoerikoissairaanhoito, Laboratoriopikadiagnostiikka, Psykoterapia, Perustason vastaanotto, Toimintaterapia
Silmuke Oy, Kouvola
o Salpausselänkatu 60 C, 45100, Kouvola, josta suoritetaan myös kotikäyntejä seuraavien kuntien alueella: Hamina, Iitti, Kotka, Kouvola, Miehikkälä, Pyhtää, Virolahti.
o Tuotettavat palvelut: Psykoterapia, Perustason vastaanotto, Toimintaterapia.
Silmuke Oy, Mikkeli
o Tullikatu 2, 50100 Mikkeli, josta suoritetaan myös kotikäyntejä seuraavien kuntien alueella: Enonkoski, Heinävesi, Hirvensalmi, Joroinen, Juva, Kangasniemi, Mikkeli, Mäntyharju, Pertunmaa, Pieksämäki, Puumala, Rantasalmi, Savonlinna, Sulkava, Iisalmi, Kaavi, Keitele, Kiuruvesi, Kuopio, Lapinlahti, Leppävirta, Pielavesi, Rautalampi, Rautavaara, Siilinjärvi, Sonkajärvi, Suonenjoki, Tervo, Tuusniemi, Varkaus, Vesanto, Vieremä
o Tuotettavat palvelut: Psykoterapia, Psykiatrinen avoerikoissairaanhoito, Perustason vastaanotto, Toimintaterapia
Silmuke Oy, Savonlinna
o Puistokatu 5, 57100 Savonlinna, josta suoritetaan myös kotikäyntejä seuraavien kuntien alueella: Savonlinna
o Tuotettavat palvelut: Perustason vastaanotto, Psykoterapia
Silmuke Oy, Helsinki
o Fredrikinkatu 61 A, 00100 Helsinki, josta suoritetaan myös kotikäyntejä seuraavien kuntien alueella: Espoo, Helsinki, Vantaa,Järvenpää, Kauniainen, Kerava, Kirkkonummi, Lohja, Mäntsälä, Nurmijärvi, Pornainen, Sipoo, Tuusula, Vihti
o Tuotettavat palvelut: Psykiatrinen avoerikoissairaanhoito, Laboratoriopikadiagnostiikka, Toimintaterapia, Psykoterapia, Perustason vastaanotto
Silmuke Oy, Kotka
o Keskuskatu 10, 48100 Kotka, josta suoritetaan myös kotikäyntejä seuraavien kuntien alueella: Hamina, Kotka, Miehikkälä, Pyhtää, Virolahti
o Tuotettavat palvelut: Psykoterapia, Perustason vastaanotto
Palvelut ja niiden vastuuhenkilöt, jotka tämä suunnitelma käsittää:
Psykoterapia, vastuuhenkilö; psykoterapeutti Sanna Sinkko
Perustason vastaanotto, vastuuhenkilö; neuropsykologi Elina Rajajärvi
Psykiatrinen avoerikoissairaanhoito, vastuuhenkilö; psykiatri Juha Kemppinen
Laboratoriopikadiagnostiikka, vastuuhenkilö; psykiatri Juha Kemppinen
1.3. Palvelut, toiminta-ajatus ja toimintaperiaatteet
Silmuke Oy on ADHD:n ja autismikirjon asiantuntijatalo, joka tarjoaa tutkimus-, kuntoutus- ja terapiapalveluita Helsingissä, Lappeenrannassa, Mikkelissä, Savonlinnassa, Kouvolassa ja Kotkassa vastaanotto- ja kotikäynteinä. Tarjoamme myös palveluita etäpalveluna ympäri Suomen.
Tuotamme palveluita palvelupisteiden sijaintikuntien hyvinvointialueille, Kelalle sekä itsemaksaville asiakkaille. Hankimme palveluja toisilta palveluntuottajilta (alihankkijoilta).
Vuositasolla arvioidut asiakas- ja potilasmäärät ja -ryhmät, joille palvelua tuotetaan:
Asiakasmäärät: n. 1200/v
Asiakasryhmät: Psykiatriset, neuropsykiatriset ja neurologiset asiakkaat (lapset, nuoret ja aikuiset)
2. Asiakas- ja potilasturvallisuus
2.1. Palveluiden laadulliset edellytykset
Kuvaus toimenpiteistä, joilla palveluyksikkö huolehtii tämän suunnitelman toteutumisesta
Toiminnan tai palvelualueen vastuuhenkilö on henkilöstön tavoitettavissa ongelmatilanteita varten normaalina työaikana.
Vastuuhenkilö seuraa kysymällä yrityksen henkilöstön terapiasuunnitelmien toteutumisesta sekä mahdollisista haasteista tai vaaratilanteista terapiasuunnitelmien toteutumisessa. Henkilöstölle kerrotaan, mistä tukea terapiatyöhön voi saada.
Henkilöstö perehdytetään ja täydennyskoulutetaan erillisen täydennyskoulutus- ja henkilöstösuunnitelman mukaisesti.
Asiakkaille sovitaan vastuuterapeutit ja tarvittaessa myös vastuuterapeuttien varahenkilöt.
Soveltuvin osin asiakaan terapiavastuu voidaan osoittaa myös terapeuttiparille tai moniammatilliselle ryhmälle.
Silmukkeella noudatetaan seuraavia palvelua tarkentavia palvelukuvauksia tai laatustandardeja/laatukäsikirjoja: yrityksen laatima laatukäsikirja, jossa on kuvattu yrityksen laatua ja ammatinharjoittajien omaa vastuuta käsittelevää aineistoa.
2.2. Vastuu palvelujen laadusta
Yrityksellä on kohdassa 1.2 kuvattu terveyspalveluista vastaava henkilö, joka toimii työntekijöiden suorana esihenkilönä.
Vastuuhenkilö on kiinteästi mukana palveluyksikön päivittäisessä toiminnassa.
2.3. Asiakkaan ja potilaan asema ja oikeudet
Asiakkaan oikeus hyvään kohteluun ja hoitoon
Jokaisella on oikeus tulla kohdelluksi ja kohdatuksi aina asianmukaisesti asiakkaiden taustasta tai vammasta riippumatta. Jokaisella on oikeus laadultaan hyvään terveyden- ja sairaanhoitoon. Jokaisen hoito on järjestettävä ja häntä on kohdeltava siten, ettei hänen ihmisarvoaan loukata sekä siten, että hänen vakaumustaan ja hänen yksityisyyttään kunnioitetaan. Potilaan äidinkieli, hänen yksilölliset tarpeensa ja kulttuurinsa on mahdollisuuksien mukaan otettava hänen hoidossaan ja kohtelussaan huomioon. Näistä oikeuksista säädetään tarkemmin laissa potilaan asemasta ja oikeuksista (potilaslaki, 785/1992).
Potilaslain mukaiset muut oikeudet, kuten tiedonsaantioikeudet ja itsemääräämisoikeudet
Asiakkaiden oikeuksien toteutumisessa noudatetaan potilaan asemasta ja oikeuksista annettua laki, erityisesti lain 5 §:ää jonka mukaan asiakkaalla on oikeus saada tietoa erilaisista hoito- ja jatkohoitovaihtoehdoista kuten asiakkaan valinnanvapauteen tai julkisesti järjestetyn hoidon suorahankintoihin liittyvistä kysymyksistä, sekä erityisesti potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 6 §:n eli potilaan itsemääräämisoikeuteen liittyvissä kysymyksissä. Viitatun 6 §:n nojalla potilaalla on oikeus tulla hoidetuksi yhteisymmärryksessä hänen kanssaan. Jos potilas kieltäytyy jostain tietystä hoitotoimenpiteestä, on potilasta hoidettava muulla lääketieteellisesti hyväksyttävällä tavalla.
Silmukkeella ei käytetä erillisiä rajoitustoimenpiteitä. Mikäli rajoitustoimenpiteitä olisi käytössä, niistä tehtäisiin erilliset lain edellyttämät päätökset ja etukäteiset suunnitelmat sekä merkinnät myös tähän omavalvontasuunnitelmaan erillisen ”rajoitustoimenpiteet” otsikon alle. Rajoitustoimenpiteiden on lähtökohtaisesti perustuttava lakiin ja ne ovat aina viimesijainen keino. Lisätietoa Valviran rajoitustoimenpiteet -sivulla.
Lastensuojelu
Terveydenhuollon ammattihenkilöiden velvollisuudesta tehdä lastensuojeluilmoitus noudatetaan sitä, mitä lastensuojelulain 25 §:ssä on säädetty. Terveydenhuollon ammattihenkilöllä on lakiin perustuva velvollisuus lastensuojeluilmoituksen tekemiseen hyvinvointialueelle, mutta ilmoitus voidaan tehdä myös lastensuojelulain 25 a §:n nojalla yhdessä lapsen tai hänen vanhempansa kanssa.
Terveydenhuollon ammattihenkilöillä ei ole oikeutta pidättäytyä lastensuojeluilmoituksen tekemisestä, milloin he ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää mahdollista lastensuojelun tarpeen selvittämistä. Lastensuojeluilmoituksen tarkoituksena on aina lasta koskevan tuen tarpeen selvittäminen.
Asiakkaan oikeus osallisuuteen
Asiakasosallisuudella tarkoitetaan henkilöiden, asiakkaiden ja asiakasryhmien mahdollisuutta vaikuttaa ja osallistua palvelujen suunnitteluun, kehittämiseen ja arviointiin. Asiakkaita voivat olla sekä todelliset että mahdolliset asiakkaat, jotka muodostavat palvelunantajan asiakaskunnan.
Asiakkaan osallisuudella omassa palvelussa tarkoitetaan palveluja käyttävän henkilön oikeuttaa tulla kuulluksi ja sopia palveluistaan yhteisymmärryksessä ammattihenkilöstön kanssa.
Yrityksessä noudatetaan soveltuvin osin ja osana julkisesti tilattuja sote-palveluja THL:n suosituksia asiakasosallisuudesta palvelujärjestelmässä.
Yrityksen arvot ja toimintaperiaatteet
Silmuke Oy:n toimintaperiaatteena on yksilöllinen ja arvostava suhtautuminen jokaista asiakastaan kohtaan. Silmuke Oy tuottaa palvelua korkealla ammattietiikalla sekä noudattaa alan uusimpia ja tieteellisesti hyväksyttyjä tutkimusmenetelmiä. Silmuke Oy ei myöskään suosittele asiakkaalle palvelua, jota hän ei tarvitse vaan ohjaa oikean palvelun piiriin
Hoitoon pääsy
Asiakkaat pääsevät hoitoon varaamalla palvelun joko nettiajanvarauksesta, ottamalla suoraan yhteyttä terapeuttiin, soittamalla asiakaspalvelunumeroomme tai lähettämällä viestin sähköpostitse. Asiakkaat voivat myös jättää yhteydenottopyynnön nettisivujemme yhteydenottolomakkeen kautta.
Yhteydenottolomakkeeseen ei saa jakaa arkaluontoisia tietoja, mutta asiakas voi pyytää yhteydenottoa lomakkeen kautta. Silmukkeen työntekijöillä ja alihankkijoilla on käytössä turvasähköposti salattua viestintää varten.
Palvelemme asiakkaita ilman aiheetonta viivytystä. Mikäli asiakkaalle ei kyetä tarjoamaan hoitoa kohtuullisessa määräajassa, tästä kerrotaan hoitoon hakeutuvalle asiakkaalle aina erikseen.
Terapiasuhteen aloitus
Terapiasuhteen alussa asiakkaasta vastuussa oleva terapeutti kartoittaa asiakkaan tarpeet ja kuntoutuksen tavoitteet, sekä sopii pitkäaikaiseksi tarkoitetun asiakkaan kanssa erillisen terapiasuunnitelman yksityiskohdista. Asiakkaan kanssa laadittava terapiasuunnitelma perustuu erilliseen asiakkaan kuntoutus- ja hoitosuunnitelmaan, mikäli sellainen on saatavilla. Terapiasuunnitelma uudistetaan kuntoutusjakson päätteeksi tai kerran vuodessa.
Epäasiallisen kohteluun puuttuminen
Mikäli asiakas tulee epäasiallisesti kohdelluksi, voi asiakas olla suoraan puhelimitse tai kirjeitse yhteydessä yrityksen kohdassa 1.2 mainittuun palvelun vastuuhenkilöön epäasiallisen kohtelun oikaisemiseksi. Vastuuhenkilö kirjaa asiakkaalta saadun ilmoituksen muistutuksena ja varmistaa ilmoituksessa kerrottujen epäkohtien poistumisen. Potilaalla on myös oikeus saada alueen potilasasiavastaavalta lisätietoja potilaan oikeuksistaan.
Potilasasiavastaava
Vuoden 2024 alusta lukien potilasasiamiehen nimike muuttui potilasasiavastaavaksi. Potilasasiavastaavat toimivat hyvinvointialueilla ja hoitavat myös yksityisen terveydenhuollon potilasasiavastaavan tehtäviä.
Kukin hyvinvointialue vastaa potilasasiavastaavien toiminnan järjestämisestä, ja se määräytyy sen mukaisesti, minkä hyvinvointialueen alueella palvelua annetaan.
Potilasasiavastaavat neuvovat, miten kantelu, oikaisuvaatimus, valitus, vahingonkorvausvaatimus, lääkevahinkoa koskeva korvausvaatimus tai muu potilaan terveydenhuollon oikeusturvaan liittyvä asia voidaan panna vireille toimivaltaisessa viranomaisessa. Tämän lisäksi potilasasiavastaavat neuvovat ja tarvittaessa avustavat terveydenhuoltoon tarkoitettujen muistutusten tekemisessä.
Silmukkeen vastaanottotilojen seinällä, verkkosivuilla ja tässä omavalvontasuunnitelmassa on potilas- ja sosiaaliasiavastaavista kertova tiedote, josta asiakas saa tarvittaessa lisätietoja potilaan oikeuksistaan. Myös Silmukkeen henkilökuntaa on koulutettu potilaan oikeuksista. Sekä yrityksien että julkisen terveydenhuollon asiakkaita neuvotaan hyvinvointialueen potilas- ja sosiaaliasiavastaavien neuvonnasta, jonka aukioloajat ja yhteystiedot ovat saatavilla alueiden verkkosivuilta:
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue: https://www.luvn.fi/fi/meilla-asiakkaana/tietopyynnot-ja-muut-asiakkaan-oikeudet/sosiaali-ja-potilasasiavastaava
Keski-Uudenmaan hyvinvointialue: https://www.keusote.fi/palveluhakemisto/sosiaali-ja-potilasasiavastaava/
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue: https://vakehyva.fi/fi/palveluhakemisto/palvelu/sosiaali-ja-potilasasiavastaava#tab-introduction
Kymenlaakson hyvinvointialue: https://kymenhva.fi/meilla-asiakkaana/sosiaaliasiavastaava-ja-potilasasiavastaava/
Etelä-Karjalan hyvinvointialue: https://www.ekhva.fi/asiakkaalle/etsitko-tietoa/asiakkaan-ja-potilaan-oikeudet/sosiaali-ja-potilasasiavastaava/
Etelä-Savon hyvinvointialue: https://etelasavonha.fi/asiakkaan-opas/sosiaalijapotilasasiavastaava/
Asiakkaan itsemääräämisoikeus
Asiakkaiden itsemääräämisoikeutta kunnioitetaan täysimääräisesti, eikä asiakkaan itsemääräämisoikeutta rajoittavia toimenpiteitä käytetä. Mikäli rajoittamistoimenpiteitä joudutaan käyttämään, muutetaan tätä omavalvontasuunnitelmaa.
Kuntoutus on vapaaehtoista ja potilaalla on aina mahdollisuus kieltäytyä tälle tarjottavista terapiatoimenpiteistä. Menestyksekäs kuntoutuminen edellyttää tyypillisesti asiakkaalta myös omaa aktiivisuutta ja motivaatiota kuntoutumisensa tukemiseksi, johon pyritään pääsemään asiakkaan motivoinnilla, ohjauksella ja harjoituksilla. Silmukkeella ei ole erillisiä asiakkaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laadittuja ohjeita tai suunnitelmia. Asiakkaiden tyytyväisyyttä seurataan säännöllisesti kysymällä näiden tyytyväisyydestä Silmukkeen tarjoamaan palveluun. Silmukkeella on käytössä asiakastyytyväisyyskysely, joka löytyy jokaisen toimipisteen seinältä skannattavana QR-koodina. Henkilöstöä on myös ohjeistettu keräämään palautetta asiakkailta kyselyymme.
2.4. Muistutusten käsittely
Asiakkailla tai näiden laillisella edustajalla on potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 3 luvun 10 §:n nojalla oikeus tehdä hoidostaan tai kohtelustaan vapaamuotoinen muistutus yrittäjälle. Myös potilaan omaisella tai läheisellä on oikeus tehdä muistutus, jos potilas ei siihen itse kykene.
Silmukkeen palvelukohtainen vastuuhenkilö käsittelee potilaan antamat muistutukset ja varmistaa epäkohtien korjaamisen viipymättä. Saadusta muistutuksesta ja sen perusteella tehdyistä hoitoon liittyvistä ratkaisuista tehdään merkintä muistutuksen antaneen potilaan potilasasiakirjoihin.
Muistutukset ja niiden perusteella tehdyt toiminnan oikaisuun liittyvät toimet käsitellään soveltuvin osin Silmukkeen henkilöstön viikko- tai kuukausitapaamisessa ja niiden pohjalta tehdään tarpeelliset muutokset yrityksen toimintaprosesseihin tai tähän omavalvontasuunnitelmaan.
2.5. Henkilöstö
Silmukkeella ei käytetä vuokratyövoimaa.
Silmukkeen sijaisuustarpeet pyritään täyttämään ensisijaisesti sisäisin järjestelyin. Kelan vaativassa lääkinnällisessä kuntoutuksessa ja ostopalveluissa sijaisen on täytettävä samat tilaajan asettamat sopimuksista ilmenevät edellytykset kuin vakituisellekin henkilöstölle asetetaan.
Terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeudet tarkistetaan ennen palkkaamispäätöstä Valviran Terhikki-rekisterin (JulkiTerhikki) avulla. Rekrytoinnissa voidaan tarpeen mukaan aina tarkistaa myös työntekijän taustat mahdollisten työssä suoritettujen rikosten varalle Valviran ammattihenkilörekisteristä ammattihenkilölain 24 b §:n nojalla.
Työntekijöiden riittävä koulutus, osaaminen, ammattitaito ja kielitaito varmistetaan työnantajan henkilökohtaisesti suorittamalla haastattelulla sekä työntekijältä saatujen suosittelijoiden avulla. Työsuhteissa noudatetaan alussa koeaikaa.
Muun henkilöstön osaamista ja työskentelyn asianmukaisuutta seurataan potilasasiakirjojen, hoidon edistymisen ja kuntoutujien sekä yhteistyökumppaneiden antamaa palautetta seuraten. Potilasturvallisuutta vaarantaviin epäkohtiin puututaan viipymättä ja muut epäkohdat oikaistaan ja käsitellään henkilöstön kesken yhteisesti.
Lasten ja ikääntyvien parissa työskentelevä on velvollinen esittämään ennen palkkauspäätöstään oikeusrekisterikeskuksen alle 6 kk ikäisen rikostaustaotteen. 1.1.2025 alkaen rikostaustaote vaaditaan myös vammaisten parissa työskenteleviltä työntekijöiltä. Rikostaustaote voidaan jättää tarkistamatta, mikäli työntekijän sijaisuus kestää alle kolme kuukautta.
Henkilöstön perehdytys
Silmukkeen vastuuhenkilö perehdyttää oman toimialueensa uudet työntekijät potilasasiakirjojen kirjaamiseen sekä kuntoutuksen apuvälineiden sekä laitteiden ja tarvikkeiden käyttöön.
Henkilöstön täydennyskoulutus ja osaamisen ylläpito suoritetaan yrityksen erillisen täydennyskoulutussuunnitelman mukaisesti.
Ensiapuvalmius
Henkilöstön ensiapuvalmiuksista huolehditaan perehdyttämällä ja kouluttamalla henkilöstöä säännöllisesti erityisesti yrityksen asiakaskunnan riskit ja tarpeet huomioiden. Silmukkeen toimitiloissa on käytettävissä yleisimmät tarvittavat ensiapuvälineet.
2.6. Asiakas- ja potilastyöhön osallistuvan henkilöstön riittävyyden seuranta
Kuntoutuspalvelut ovat tyypillisesti kasvokkain yhden terapeutin antamia terveyspalveluita, jotka eivät tyypillisesti toteudu lainkaan, jos terapeutti tai asiakas puuttuvat. Silmukkeen terapeutit työskentelevät ja varaavat hoitoaikoja pääosin omatoimisesti, mutta asiakkaiden hoitoon pääsyä ja kuntoutuksen toteutumista seurataan. Silmuke seuraa myös jonotilannetta ja tiedottaa vapautuvista asiakaspaikoista jonossa oleville asiakkaille.
Henkilöstön määrää suhteessa asiakkaisiin seurataan siten, että yksittäisen terapeutin työkuorma ei muodostu liian kuormittavaksi ja että kuntoutumisella on aina olemassa onnistumisen edellytykset.
Kuntoutusalalla erityisiä lakiin perustuvia henkilöstömitoituksia ei ole. Mikäli palvelun tilaajat, kuten Kela tai hyvinvointialueet, esittävät henkilöstön määrää tai laatua koskevia vaatimuksia, niitä noudatetaan.
2.7. Monialainen yhteistyö ja palvelun koordinointi
Yhteistyö hyvinvointialueen ja muiden terveydenhuollon tai sosiaalihuollon toimijoiden kanssa järjestetään sopimuksen mukaisella tavalla ja tarpeellisella määrällä hoitoneuvotteluja. Tämän lisäksi monialaista yhteistyötä voidaan tehdä esimerkiksi asiakkaan kotikäyntien/arkiympäristökäyntien yhteydessä tai erillisillä verkostokäynneillä, sekä myös puhelimitse ja suojatulla sähköpostilla.
2.8. Toimitilat ja välineet
Kuvaus potilasturvallisuuden kannalta kriittisten tilojen suunnittelusta sekä tilojen soveltuvuudesta käyttötarkoitukseensa
Tämän toimintayksikön omavalvontasuunnitelma kattaa seuraavat fyysiset palvelupisteet:
Toikankatu 4, 53500 Lappeenranta. 315 m2, toimitila, joka on muokattu terveydenhuollon käyttöön soveltuvaksi huomioiden tilojen ilmanvaihto, äänieristys ja siivous- ja terapiavälineiden säilytys.
Tullikatu 2, 50100 Mikkeli. 119,5 m2 toimitila, joka on muokattu terveydenhuollon käyttöön soveltuvaksi huomioiden tilojen ilmanvaihto, äänieristys ja siivous- ja terapiavälineiden säilytys.
Puistokatu 5, 57100 Savonlinna. 20,5 m2 toimitila, joka on muokattu terveydenhuollon käyttöön soveltuvaksi huomioiden tilojen ilmanvaihto, äänieristys ja siivous- ja terapiavälineiden säilytys.
Fredrikinkatu 61 A 7. krs. 00100 Helsinki. 160 m2 toimitila, joka on muokattu terveydenhuollon käyttöön soveltuvaksi huomioiden tilojen ilmanvaihto, äänieristys ja siivous- ja terapiavälineiden säilytys.
Keskuskatu 10, 48100 Kotka. 13 m2 toimitila, joka on muokattu terveydenhuollon käyttöön soveltuvaksi huomioiden tilojen ilmanvaihto, äänieristys ja siivous- ja terapiavälineiden säilytys.
Tilojen esteettömyys
Silmukkeen toimitilat on järjestetty asiakaskunnan tarpeiden edellyttämällä tavalla esteettömiksi siten, että kaikkia yrityksen asiakkaita voidaan kohtuullisesti palvella. Silmuke voi tehdä tarvittaessa esteettömyyteen liittyviä sopeuttavia toimenpiteitä, kuten asentaa automaattiovia tai pyörätuoliliuskoja. Toimitilarakennusten on täytettävä rakennusluvan aikana voimassa olleet esteettömyysvaatimukset.
Pelastussuunnitelma
Pelastuslain 15 §:n mukaan rakennukseen, joka on poistumisturvallisuuden tai pelastustoiminnan kannalta tavanomaista vaativampi tai jossa henkilö- tai paloturvallisuudelle aiheutuvan vaaran tai vahinkojen voidaan arvioida olevan vakavat, on laadittava pelastussuunnitelma. Pelastussuunnitelman laatimisesta vastaa rakennuksen tai kohteen haltija.
Silmukkeen henkilökunta on perehdytetty pelastussuunnitelmaan suunnitelman edellyttämällä tavalla.
Kuvaus tilojen järjestämisestä, kulunvalvonnasta sekä murto- ja palosuojauksesta
Tilat on suojattu lukituksella ja kulunvalvonnalla. Toimipisteissä on käytössä murtohälytyspalvelu. Paperimuotoista materiaalia, jota ei ole erikseen digitaalisesti varmennettu, säilytetään paloturvallisissa lukollisissa kaapeissa.
Kuvaus siivous, jätehuoltoon ja ongelmajätteiden käsittelyyn liittyvistä menettelyistä
Tilat siivotaan viikoittain ja tarvittaessa useamminkin. Jätehuolto on järjestetty kunnallisen jätehuollon kautta. Toiminnassa ei synny erityisen vaarallisia jätteitä. Mikäli vaaralista jätettä kuitenkin syntyy, kerätään ne erikseen merkittyyn vaarallisen jätteen astiaan, esimerkiksi tartuntavaarallisten jätteiden astiaan. Käytetyt hoitohygieniaan liittyvät kertakäyttövälineet hävitetään asianmukaisesti.
Käytettävien välineiden huolto ja perehdytys
Palvelukohtainen vastuuhenkilö vastaa toimialueellansa käytettävien välineiden asianmukaisesta huollosta ja niitä käyttävän henkilöstön perehdyttämisestä laitteiden käyttöön.
2.9. Lääkinnälliset laitteet, tietojärjestelmät ja teknologian käyttö
Potilastietojärjestelmät
Käytössä oleva potilastietojärjestelmä täyttää asiakastietolain (laki 703/2023) vaatimukset ja se löytyy Valviran tietojärjestelmärekisteristä. Mahdollisen uuden järjestelmän löytyminen tietojärjestelmärekisteristä tarkistetaan vastuuhenkilön toimesta ennen järjestelmän käyttöönottoa. Potilastietojärjestelmä on liitetty Kanta-palveluiden potilastietovarantoon, mikä tarkoittaa sitä, että yrityksen asiakkaiden potilastiedot kirjataan Kanta-palveluihin. Asiakas voi Omakanta-palvelusta määritellä luovutetaanko tietoja Kanta-palveluiden kautta sähköisesti muille sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajille hoidon tarpeen niin edellyttäessä.
Henkilöstön kouluttaminen ja ohjeistus potilastietojärjestelmien käyttöön
Henkilöstö opastetaan potilastietojärjestelmän käyttöön perehdytyksen yhteydessä. Henkilöstöllä on pakollinen vuotuinen täydennyskoulutus kiintiö, jota seurataan ja toteutetaan erillisen tietoturvasuunnitelman mukaisesti.
Ostopalvelutilanteet
Silmukkeen tuottaessa palvelua toiselle alihankintana, ostopalveluna tai palvelusetelinä (kuten hyvinvointialueelle tai alihankintana työterveyshuollon palveluntuottajalle) laaditaan henkilötietojen käsittelysopimus toimeksiantajan kanssa ja pidetään potilasrekisteriä erillisen toimeksiantajan lukuun siten, etteivät potilastiedot sekoitu yrityksen oman potilasrekisterinpidon kanssa. Ostopalvelutilanteissa potilastiedot viedään Kantaan joko toimeksiantajan toimesta erikseen tai itse, mikäli toimeksiantaja on antanut erillisen ostopalvelun valtuutuksen Kantaan.
Käytettäessä alihankkijoita perehdytetään alihankkija oman potilastietojärjestelmän käyttöön ja avataan alihankkijalle tunnukset, ellei alihankkija käytä ostopalvelun valtuutusta tai toimita alihankinnasta syntyneitä potilastietoja muuten yritykselle. Alihankkijoiden kanssa sovitaan myös henkilötietojen käsittelystä toisen lukuun. Mikäli rekiterinpitäjä on muu kuin yritys, kuten esimerkiksi hyvinvointialue asiakastietolain 13 §:n nojalla, huomioidaan tämä alihankintasopimuksissa.
Mahdolliset potilasrekisteriä koskeva tietopyynnöt ja tietoturvaloukkausepäilyt ohjataan viipymättä kulloisenkin rekisterinpitäjän ratkaistavaksi. Omaan rekisterinpitoon kuuluvissa asioissa tietopyynnöt ja tietoturvaloukkaukset käsitellään, ratkaistaan ja kirjataan itse.
Tietojärjestelmiin kohdistuvista vakavissa häiriöistä ilmoitetaan järjestelmätoimittajalle tai Valviralle erillisen tietoturvasuunnitelman kirjauksen mukaisesti. Muissa häiriötilanteissa toimitaan erillisen tietoturvasuunnitelman mukaisesti.
Etävastaanotto tai etäterapia
Etäpalveluita käytetään tietoturvallisella tavalla siten, että asiakas on luotettavasti tunnistettavissa. Ennen kasvokkain alkaneen terapian siirtämistä etäterapiaksi varmistutaan kuntoutuja-asiakkaan tietoteknisistä edellytyksistä suoriutua terapiasta myös etänä, joko asiakkaan tai palveluntuottajan laitteilla, kuten tabletilla, tietokoneella tai puhelimella.
Lääkinnällisten laitteiden seurantajärjestelmä
Yrityksellä on käytössään lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) sekä eräistä EU-direktiiveissä säädetyistä lääkinnällisistä laitteista annetun lain (629/2010) 24 §:n edellyttämän ammattimaisen käytön seurantajärjestelmä.
Seurantajärjestelmässä käytetään Kuntoutusyrittäjät ry:n mallilomaketta.
Yleinen kuvaus palveluyksikön käytössä olevista lääkinnällisistä laitteista
Henkilöstöllä on velvollisuus keskeyttää vaaralliseksi havaittujen laitteiden käyttö välittömästi sekä ilmoittaa yrityksen vastuuhenkilölle tällaisista havainnoista viipymättä, jotta havaittu ongelma voidaan korjata tai muu ongelma välineistössä oikaista.
Yksiköissä on käytössä verenpainemittari, huumeseula välineet ja EMDR-terapia välineet. EMDR-terapia välineitä käyttävät vain tähän koulutetut henkilöt.
2.10. Lääkehoitosuunnitelma
Yrityksessä ei järjestetä lääkehoitoa, eikä käsitellä lääkkeitä, joten erillistä lääkehoitosuunnitelmaa ei ole.
2.11. Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja
Vastuu asiakastietojen käsittelyn ohjeistamisesta
Asiakastietolain 7 §:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja on yllä kohdassa 1.2 kuvattu toiminnasta vastaava palvelukohtainen vastuuhenkilö.
Potilaan yksityisyyden suoja ja potilastietojen luovuttaminen
Jo pelkkä tieto terveydenhuollon asiakkuudesta on lain mukaan salassa pidettävä potilassalaisuuden suojaama tieto. Yrityksen asiakas- ja potilasrekisteri on salainen sekä tarpeellisin toimenpitein suojattu sekä teknisesti että organisatorisesti.
Mahdolliset virheelliset asiakastietokirjaukset korjataan aina viipymättä riippumatta siitä, miten tieto virheellisestä merkinnästä on tullut ilmi. Potilaan yksityisyyden suojaa tai muita oikeuksia ja vapauksia vakavasti vaarantavista tietoturvaloukkauksista kerrotaan aina EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti viipymättä potilaalle itselleen tai tämän lailliselle edustajalle, kuten edunvalvojalle tai huoltajalle.
Asiakastietoja luovutetaan eteenpäin vain lakiin perustuvasta syystä, asiakkaan erillisellä suullisella tai kirjallisella suostumuksella tai potilaan Kanta-arkistoon antaman tietojen luovutusluvan perusteella. Suullisesta tietojen luovutussuostumuksesta tehdään aina erillinen merkintä asiakasasiakirjoihin.
Kanta-arkistoon liittyneellä palveluntuottajalla on velvollisuus kirjata kaikki rakenteisesti kirjatut potilasasiakirjamerkinnät valtakunnalliseen potilastiedon arkistoon (Kantaan). Asiakas voi halutessaan kieltää tietojen edelleen luovuttamisen Kanta-palveluiden kautta, mutta Kantaan kirjaaminen on aina Kanta-palveluihin liittyneen palveluntuottajan lakisääteinen velvollisuus.
Lakiin perustuvissa ostopalveluissa, kuten hyvinvointialueiden tai näiden yhteistyöelinten sekä Helsingin kaupungin tilaamien sote-palveluiden osalta rekisterinpitäjä on lakisääteisesti palvelut tilannut taho. Rekisterinpitovastuun kuuluessa ostopalveluissa tilaajalle, ei asiakkaalla ole erillistä mahdollisuutta kieltää tai sallia asiakastietojen palauttamista tilaajalle.
Kelan kuntoutuspalveluiden ja Kelan kuntoutuspsykoterapian osalta palveluntuottaja on aina itsenäinen potilas- ja asiakastietojen rekisterinpitäjä, eikä tietoja luovuteta eteenpäin lähettävälle tai muulle taholle ilman potilaan suostumusta tai lakiin perustuvaa syytä. Kelan kuntoutuksen osalta lakiin perustuva syy voi olla kuitenkin esimerkiksi Kelan esittämä Kelan kuntoutuslakiin perustuva pyyntö saada tietoja kuntoutuksen edistymisestä, jos tiedolla voi olla vaikutusta etuuspäätöksen käsittelyyn.
Asiakasasiakirjojen käsittely yrityksen sisällä
Asiakasasiakirjojen kuten potilasasiakirjojen käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä lakia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023). Yrityksessä noudatetaan myös Kanta-arkiston toimintamalleja. Yrityksen tietoturvaa ja tietosuojaa on suunniteltu täsmällisemmin erillisessä lakisääteisessä tietoturvasuunnitelmassa, joka ei ole julkinen asiakirja.
Henkilöstö käy säännöllisesti, vähintään kerran vuodessa tietoturvan ja tietosuojan kertaus- ja täydennyskoulutuksen verkkokoulutuksena.
Henkilöstö perehdytetään potilasasiakirjojen käsittelyyn erillisen tietoturvasuunnitelman mukaisesti.
Yrityksen tietosuojavastaavana toimii
Kaisu Jouha
044 056 0082
Yrityksellä on käytössä sähköinen potilastietojärjestelmä ja yritys on liittynyt Kanta-palveluiden potilastiedon arkistoon.
Lisätietojen osalta yrityksen asiakkaiden käytettävissä on aina EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste.
2.12. Säännöllisesti kerättävän ja muun palautteen huomioiminen
Palautteen kerääminen ja muistutukset
Asiakkailta kerätään palautetta sanallisesti sekä erilaisilla lomakkeilla, jotka ovat suunniteltu yksilöllisesti mittaamaan ko. palvelua. Vastaanottotiloissa on myös seinällä skannattava QR-koodi, jonka kautta asiakas voi antaa palautetta palvelun laadusta.
Terveydenhuollon asiakkailla on aina oikeus tehdä potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 3 luvun mukainen muistutus. Toimintayksikön on käsiteltävä muistutus asianmukaisesti ja siihen on annettava kirjallinen vastaus kohtuullisessa ajassa muistutuksen tekemisestä. Vastaus on perusteltava asian laadun edellyttämällä tavalla.
Muistutuksen tekeminen ei rajoita asiakkaan oikeutta tehdä saamastaan palvelusta kantelua valvovalle viranomaiselle, eli aluehallintovirastolle tai Valviralle.
3. Omavalvonnan riskienhallinta
3.1 Palveluyksikön riskienhallinnan vastuut, riskien tunnistaminen ja arvioiminen
Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus
Tämän omavalvontasuunnitelman kattamalla henkilöstöllä on velvollisuus ilmoittaa työssään havaitsemistaan epäkohdista ja asiakkaille vaarallisista tilanteista tai käytännöistä sekä muusta havaitsemastaan lainvastaisuudesta tai asiakkaan oikeuksien toteutumatta jäämisestä viipymättä esihenkilölle, jotta mahdolliset ongelmat voidaan ratkaista tai niiden synty ehkäistä.
Vastaavasti palveluyksiköllä on velvollisuus ilmoittaa palvelunjärjestäjälle (hyvinvointialue tai Helsingin kaupunki) ja valvontaviranomaiselle (aluehallintovirasto tai Valvira) palveluntuottajan omassa tai tämän alihankkijan toiminnassa ilmenneet asiakas- ja potilasturvallisuutta olennaisesti vaarantavat epäkohdat sekä asiakas- ja potilasturvallisuutta vakavasti vaarantaneet tapahtumat, vahingot tai vaaratilanteet sekä muut sellaiset puutteet, joita palveluntuottaja ei ole kyennyt tai ei kykene korjaamaan omavalvonnallisin toimin. Ilmoitusvelvollisuutta ei ole, mikäli palveluntuottaja kykenee omatoimisesti korjaamaan puutteet tai uhkaavat puutteet itsenäisesti omilla toimillaan.
Henkilöstöllä on myös sote-valvontalain 29 §:n nojalla oikeus ilmoittaa havaitsemistaan puutteista valvovalle viranomaiselle (aluehallintovirastot tai Valvira) jos yritys ei ilmoituksen saatuaan korjaa epäkohtaa tai epäkohdan uhkaa viipymättä.
Sote-valvontalain mukaisesta ilmoitusoikeudesta ja ilmoitusvelvollisuudesta on tehtävä merkinnät tähän omavalvontasuunnitelmaan ja henkilökunta on perehdytettävä näistä oikeuksista ja velvollisuuksista.
Toiminta poikkeus ja häiriötilanteissa sekä toimintaohjeet näihin tilanteisiin
Väkivaltatilanteet
Yritys pyrkii ehkäisemään väkivaltatilanteita ohjaamalla tai kouluttamalla henkilöstöä tunnistamaan potentiaaliset väkivaltauhkatilanteet mahdollisimman aikaisin etukäteen. Silmuke Oy:ssa väkivallaksi luetaan fyysinen ja psyykkinen väkivalta ja myös tällä uhkaaminen. Mikäli asiakas käyttäytyy väkivaltaisesti, laaditaan asiasta kirjallinen raportti ja tämän johdosta voidaan asiakassuhde katkaista välittömästi.
Tilanteen rauhoittamiseksi käytetään aina muita keinoja. Asiakkaiden tai henkilöstön turvallisuuden niin edellyttäessä yrityksen henkilöstö on velvollinen kutsumaan paikalle poliisin ratkaisemaan väkivallan uhkan tai selvittämään jo tapahtunutta väkivaltaa. Alle 18-vuotiaiden kohdalla laaditaan asiasta myös lastensuojeluilmoitus.
Silmuke Oy:ssä seksuaalinen häirintä luetaan myös yhdeksi väkivallan lajiksi. Mikäli asiakas häiritsee työntekijää seksuaalisesti, tästä laaditaan kirjallinen raportti ja asiakassuhde voidaan katkaista tämän johdosta välittömästi.
Tapaturmatilanteet
Yrityksellä on erillinen potilasvakuutuslain mukainen potilasvakuutus, joka kattaa hoitotilanteissa tapahtuneet tapaturmat. Edellytyksenä on, että tapaturma tapahtuu hoito- tai tutkimustilanteen yhteydessä.
Yritys huolehtii tapaturmariskien torjunnasta esimerkiksi talviaikana torjumalla liukkautta (esimerkiksi hiekoittamalla) yrityksen toimipisteelle saavuttaessa tai järjestämällä muulla tavoin asiakkaille turvalliset kulkuyhteydet yrityksen toimitiloihin. Kaikki toimipisteet ovat kyseisen toimipisteen kiinteistöhuollon alla ja kiinteistöhuollolle ilmoitetaan viipymättä tapaturmariskien havainnot tai huoltopyynnöt. Silmukkeella tehdään jatkuvasti riskien vaikutusarviointia.
Silmukkeen henkilöstöllä on ensiapuvalmius, ensiapukoulutuksia järjestetään kaksi kertaa vuodessa ja jokainen Silmuke Oy:ssä työskentelevä suorittaa virallisen tahon EA1-tason ensiapukoulutuksen. Tapaturmatilanteissa henkilöstö suorittaa ensiaputoimenpiteet ja soittaa valtakunnalliseen hätänumeroon tilanteen vaatiessa.
Päihteiden käyttö
Silmuke Oy:n kaikki toimipisteet ovat päihteettömiä. Tiloissa ei käytetä mitään päihteiksi luokiteltavia tuotteita. Mikäli asiakas saapuu vastaanotolle päihtyneenä, ohjataan hänet välittömästi pois paikalta ja tarvittaessa kutsutaan poliisi paikalle, mikäli asiakas käyttäytyy uhkaavasti. Tilanteissa turvataan myös muiden paikalla olevien turvallisuus.
Epidemiat
Silmuke Oy seuraa tarkoin epidemiatilannetta ja noudattaa tässä yleisiä määräyksiä THL:n taholta. Tiloissa on mahdollisuus käsienpesuun, WC:ssa sekä yleisissä tiloissa on mahdollisuus käsien desinfiointiin. Vastaanottotiloissa on mahdollisuus käyttää kasvomaskia. Mikäli asiakkaalla todetaan tartuntatauti, tarvittaessa tästä tiedotetaan niin henkilökuntaa kuin tiloissa olleita asiakkaita.
Sähkökatkot ja muut poikkeukselliset tilanteet
Silmukkeella on asiakasturvallisuuden edellyttämät välineet ja henkilöstöllä taito niiden käyttöön sähkökatkotilanteessa.
3.2. Riskienhallinnan keinot ja toiminnassa ilmenevien epäkohtien ja puutteiden käsittely
Kuvaus menettelystä, jolla epäkohdat korjataan
Epäkohtien korjaaminen on lähtökohtaisesti lähimmän esihenkilön tai yrittäjän (vastuuhenkilön) itsensä vastuulla. Asiakas- ja potilasturvallisuutta heikentävät epäkohdat toiminnassa tai laitteistoissa korjataan välittömästi.
Alihankkijoiden toiminnassa havaituista epäkohdista pyydetään selvitys alihankkijalta sekä vaaditaan havaittuja puutteita korjattavaksi. Korjaustoimenpiteiden toteutumista valvotaan.
Korjaavista toimenpiteistä tiedotetaan henkilöstölle yrityksen sisäisellä tiedotuskanavalla tai henkilöstön säännöllisissä kokouksissa.
Valvontaviranomaisen antama ohjaus ja päätökset
Palveluyksikön omavalvontasuunnitelmaa tehtäessä ja muutettaessa on otettava huomioon valvontaviranomaisten antama ohjaus ja päätökset.
Tätä suunnitelmaa laadittaessa viranomaisten antamaa ohjausta tai toimintaa koskevia päätöksiä ei ole ollut.
3.3 Riskienhallinnan seuranta, raportointi ja osaamisen varmistaminen
Kuntoutuksen tyypilliset riskit ja raportointi
Kuntoutuksen suurimmat riskit liittyvät tyypillisesti liikuntakokeiluihin ja tavoitteiden saavuttamatta jäämiseen erinäisistä syistä. Itse hoidosta aiheutuvat riskit ovat usein vähäisiä, mutta eivät olemattomia.
Silmukkeen henkilökuntaa on ohjeistettu raportoimaan yrityksen vastuuhenkilölle, joka pitää kirjaa henkilöstön antamista kehitysehdotuksista ja tekee niitä vastaavat tarvittavat muutokset yrityksen sisäisiin ohjeisiin ja tähän omavalvontasuunnitelmaan.
Läheltä piti -tilanteet ja muiden vaaratilanteiden käsittely
Silmukkeella kirjataan vaaratapahtumat ylös turvallisuuspoikkeamalomakkeeseen.
Vaaratapahtumiin ei kirjata potilaiden tai asiakkaiden henkilötietoja. Vaaratapahtumakirjaukset eivät korvaa asiakaskohtaisia potilas- ja asiakasasiakirjamerkintöjä.
Edellisen kuukauden vaaratapahtumat käydään läpi yrityksen vastuuhenkilön tai tämän sijaisen johdolla aina seuraavan kuukauden henkilöstön kuukausipalaverissa, kuitenkin vähintään kerran neljässä kuukaudessa. Vaaratapahtumista tehdään tarvittavat täsmennykset ja lisäykset tähän omavalvontasuunnitelmaan.
3.4 Ostopalvelut ja alihankinta
Ostopalvelutuottajien palvelutuotantoa valvotaan pääosin samoin keinoin kuin yrityksen omaakin tuotantoa: seuraamalla asiakkaiden kuntoutumisen kehittymistä, laadittuja potilasasiakirjoja sekä kysymällä asiakkaalta palautetta. Saatua tietoa täydennetään säännöllisellä alihankkijan kanssa käydyllä vuoropuhelulla näistä aiheista.
3.5 Valmius- ja jatkuvuudenhallinta
Yrityksen vastuuhenkilöt vastaavat palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta. Tämä kohta koskee hyvinvointialueelle tuotettavia palveluita.
4. Omavalvontasuunnitelman toimeenpano, julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja päivittäminen
4.1 Toimeenpano
Palveluyksikön omavalvonnan käytännön toteuttamisessa ja sen onnistumisessa asiakas- ja potilastyössä on oleellista henkilöstön sitoutuminen omavalvontaan sekä henkilöstön ymmärrys ja näkemys omavalvonnan merkityksestä, tarkoituksesta ja tavoitteista.
Henkilöstö koulutetaan yrityksen omavalvontasuunnitelman noudattamiseen keskittyen erityisesti henkilöille ja tietosuojalle mahdollisesti aiheutuviin riskeihin.
Ajantasainen omavalvontasuunnitelma on yrityksen henkilöstön tiedossa ja saatavilla kaiken aikaa yrityksen kotisivuilta ja yrityksen sisäisestä tietoverkosta. Omavalvontasuunnitelman muutokset tiedotetaan henkilöstölle.
Omavalvontasuunnitelmaan tehtyjen muutosten vieminen yrityksen arkeen ja käytäntöihin varmistetaan vastuuhenkilön toimesta päivitysten sisäisen julkaisemisen ja lisäperehdyttämisen jälkeen kysymällä tai valvomalla toimintaa.
4.2. Julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja päivittäminen
Omavalvontasuunnitelma on nähtävillä Silmukkeen nettisivuilla. Suunnitelma on saatavilla sekä sähköisesti että paperitulosteena. Suunnitelmaan kirjataan viimeisin päiväys, jolloin suunnitelmaa on muutettu, jotta asiakkaiden saatavilla on aina suunnitelman uusin versio.
Omavalvontasuunnitelman havainnot ja päivitykset käsitellään tarpeen mukaan, vähintään kolme kertaa vuodessa (neljän kuukauden välein) yrityksen tietosuojapalavereissa, joissa henkilökunta on edustettuna.
Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seurannan tulokset julkistetaan yrityksen verkkosivuilla tai muulla julkisuutta edistävällä tavalla neljän kuukauden välein.
Allekirjoitus, aika ja paikka
Lappeenrannassa 11.8.2025
Sanna Sinkko
Suunnitelma on päivitetty:
5.9.2024
13.1.2025
20.3.2025
9.4.2025
11.8.2025