Asiakastietojen käsittely (verkkokaupan henkilötiedot)

Rekisterinpitäjä

Silmuke Oy

Y-tunnus 2914663-6

Tullikatu 2

50100 Mikkeli

p. 0505976804

Verkkokauppa on paljon osapuolia tarjoama palvelu.

Rekisterin vastuuhenkilö ja tietosuojavastaava

Kaisu Jouha

p. 044-0560082
kaisu.jouha@silmuke.fi

Tullikatu 2
50100 Mikkeli

Asiakasrekisterin käyttötarkoitus ja tietojen käsittelyn peruste

Tässä kuvattua asiakasrekisterin tietojen käsittelyä sovelletaan Silmuke Oy:n (jäljempänä ”Palveluntarjoaja”) verkkokaupan asiakkaille. Potilasrekisteri on kuvattu erikseen, eikä verkkokaupalla ole pääsyä potilastietoihin.

Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään, jotta Palveluntarjoaja voi:

Käsitellä tilauksia ja hallinnoida asiakkaiden tilejä
Olla yhteydessä asiakkaaseen tilauksia koskien
Lähettää sähköpostitse erikoistarjouksia muista tuotteista ja palveluista, joista asiakas voisi mielestämme pitää

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse, sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta toimivia alihankkijoita.

Asiakasrekisterin tietosisältö

Asiakkaan nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiosoite), käyttö- ja ostotiedot, laskutustiedot ja muut tarpeelliset yhteystiedot.

Verkkokaupan käyttämisen yhteydessä Palveluntarjoaja kerää netti- ja mobiilisivuilta evästeiden tai vastaavien tekniikoiden avulla selainkäyttäytymistietoa, jota voidaan hyödyntää ja käyttää Palveluntarjoajan liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen, markkinointiin, analysointiin, tilastointiin ja muihin vastaaviin tarkoituksiin. Evästeen tai vastaavan tekniikan avulla voidaan kerätä mm. IP-osoite, käynnin kellonaika, vieraillut sivut, käytetty selaintyyppi (esim. Internet Explorer, Firefox), verkko-osoite, josta selain on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta selain on tullut verkkosivulle.

Verkkokauppa ei kerää tietoa, joka yhdistää asiakkaan muihin Palveluntarjoajan palveluihin, kuten terapiassa kerättyyn tietoon. Verkkokaupalla ei ole pääsyä potilastietojärjestelmään tai siellä säilytettäviin tietoihin. Kaikki asiakastiedot käsitellään luottamuksellisesti.

Säännönmukaiset tietolähteet

Säännönmukaisena tietolähteenä on asiakas itse ja asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään ja asiointiin liittyvät tapahtumat.

Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.

Keräämme ja käsittelemme tietoja, kun asiakas:

Tekee tilauksia tuotteillemme, palveluillemme tai varaa ajan verkkotapaamiseen.

Täyttää vapaaehtoisesti asiakaskyselyn tai antaa palautetta.

Käyttää tai tarkastelee verkkosivustoa evästeiden avulla.

Yrityksemme voi myös saada tietojasi epäsuorasti seuraavista lähteistä, koska Palveluntarjoaja käyttää kolmansia osapuolia tekniseen toteutukseen:

Wix.com Inc.
Posti Group Oyj
Klarna Bank AB (jotta voimme tarjota sinulle Klarnan maksutapoja, saatamme kaupan ostotapahtuman yhteydessä välittää henkilötietojasi yhteys- ja tilaustietojen muodossa Klarnalle, jotta Klarna voi arvioida, oletko oikeutettu heidän maksutapoihinsa ja räätälöidä nämä maksutavat sinulle. Siirrettyjä henkilötietojasi käsitellään Klarnan oman tietosuojailmoituksen mukaisesti.)
Youtube

Asiakastietojen käyttö

Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään, jotta Palveluntarjoaja voi:

Käsitellä tilauksia ja hallinnoida asiakkaiden tilejä
Olla yhteydessä asiakkaaseen tilauksia koskien
Lähettää sähköpostitse erikoistarjouksia muista tuotteista ja palveluista, joista asiakas voisi mielestämme pitää

Käsitellessä tilaustasi, Palveluntarjoaja voi lähettää tietojasi luottoluokituslaitoksille petollisten ostosten estämiseksi ja käyttää myös niiltä saatuja tietoja.

Asiakkaan tietosuojaoikeudet

Yrityksemme haluaa varmistaa, että asiakas on täysin tietoinen kaikista häneen kohdistuvista tietosuojaoikeuksista. Jokaisella käyttäjällä on oikeus seuraaviin:

Oikeus saada tietoja - Käyttäjällä on oikeus pyytää yhtiöltä kopioita käyttäjän henkilötiedoista. Palveluntarjoaja voi veloittaa pienen maksun tästä palvelusta.

Oikeus oikaisuun - Rekisterinpitäjän velvollisuus on korjata henkilörekisteriin sisältyvät virheelliset tiedot sekä oma-aloitteisesti, että käyttäjän pyynnöstä. Käyttäjällä on oikeus pyytää yritystämme korjaamaan kaikki virheellisiksi katsomat käyttäjän tiedot. Jokaisella on myös oikeus pyytää yritystämme täydentämään käyttäjän tiedot, joiden uskotaan olevan puutteellisia.

Oikeus tietojen poistamiseen – Käyttäjällä on oikeus pyytää yritystämme poistamaan käyttäjän henkilötiedot tietyin ehdoin.

Oikeus rajoittaa käsittelyä - Käyttäjällä on oikeus pyytää yritystämme rajoittamaan käyttäjän henkilötietojen käsittelyä tietyin ehdoin, esimerkiksi siinä tilanteessa, kun käyttäjä odottaa Palveluntarjoajan vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Oikeus vastustaa käsittelyä - Käyttäjällä on oikeus vastustaa sitä, että Yrityksemme käsittelee käyttäjän henkilötietoja tietyin ehdoin.

Oikeus tietojen siirrettävyyteen - Käyttäjällä on oikeus pyytää yritystämme siirtämään keräämämme käyttäjän tiedot toiselle organisaatiolle tai suoraan käyttäjälle tietyin ehdoin.

Jos käyttäjä tekee pyynnön, Palveluntarjoajalla on yksi kuukausi aikaa vastata pyyntöön. Jos käyttäjä haluaa jotakin näistä oikeuksista, hän voi ottaa meihin yhteyttä

Sähköpostilla:
info@silmuke.fi

Puhelimitse:
p.0505976804

Tai kirjeitse:

Tullikatu 2
50100 Mikkeli

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjän ylin johto antaa käyttöoikeudet työntekijöille asiakasrekisteritietoihin siinä laajuudessa, kuin työtehtävien hoito niin edellyttää.

Manuaalinen aineisto pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetuilla henkilöillä. Sähköiset tietokannat ovat palomuurein ja salasanoin suojattuja. Asiakastietoja ei talleteta työasemille.

Asiakastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

Asiakastietojen säilytys

Verkkokaupan rekisterinpitäjä käyttää kolmansia osapuolia tekniseen toteutukseen ja asiakastiedot säilytetään näiden osapuolien toimesta.

Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.

Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot. Asiakastietoja ei talleteta työasemille.

Säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan kahden vuoden välein; ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä viisi vuotta sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Markkinointi

Yrityksemme haluaa lähettää asiakkaille tietoja tuotteistamme ja palveluistamme, sekä yhteistyökumppaneidemme tuotteista, joista asiakas voisi mielestämme pitää.

Jos asiakas on suostunut vastaanottamaan markkinointia, hän voi aina kieltäytyä myöhemmin.

Asiakkaalla on milloin tahansa oikeus estää yritystämme ottamasta yhteyttä markkinointitarkoituksia varten tai antamasta tietoja muille yritysryhmämme jäsenille.

Evästeet

Evästeet ovat tekstitiedostoja, jotka sijoitetaan tietokoneellesi tavallisten Internet-lokitietojen ja vierailijoiden käyttäytymistä koskevien tietojen keräämiseksi. Kun vierailet verkkosivustollamme, voimme kerätä sinulta tietoja automaattisesti evästeiden tai vastaavan tekniikan avulla.

Palveluntarjoaja kerää netti- ja mobiilisivuilta evästeiden tai vastaavien tekniikoiden avulla selainkäyttäytymistietoa, jota voidaan hyödyntää ja käyttää Palveluntarjoajan liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen, markkinointiin, analysointiin, tilastointiin ja muihin vastaaviin tarkoituksiin. Evästeen tai vastaavan tekniikan avulla voidaan kerätä mm. IP-osoite, käynnin kellonaika, vieraillut sivut, käytetty selaintyyppi (esim. Internet Explorer, Firefox), verkko-osoite, josta selain on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta selain on tullut verkkosivulle.

Palveluntarjoajan sivun alaosan Evästeosiossa voi hyväksyä valinnan mukaan muita, kuin välttämättömiä evästeitä

Lisäksi voit asettaa selaimesi hyväksymään evästeet, ja allaboutcookies.org verkkosivusto kertoo, kuinka voit poistaa evästeet selaimestasi. Joissakin tapauksissa jotkin verkkosivustomme ominaisuudet eivät välttämättä toimi tämän seurauksena.

Muiden verkkosivustojen tietosuojakäytännöt

Yrityksemme verkkosivusto voi sisältää linkkejä muille verkkosivustoille. Tietosuojakäytäntömme koskee vain verkkosivustoamme, joten jos napsautat linkkiä toiselle verkkosivustolle, sinun tulee lukea heidän tietosuojakäytäntönsä.

Käyttämämme kolmannet osapuolet vastaavat itse tietoturvastaan ja heidän sivuiltaan löytyvät tietosuojaselosteet kuvaavat parhaiten sivustojen ja palveluiden tietosuojakäytäntöjä.

Muutokset tietosuojakäytäntöön

Yrityksemme seuraa tietosuojakäytäntöään säännöllisesti ja sijoittaa kaikki päivitykset tälle verkkosivulle. Tämä tietosuojakäytäntö päivitettiin viimeksi 20.10.2022.

Muut oikeudet ja yhteydenotot

Jos sinulla on kysyttävää Silmukkeen tietosuojakäytännöstä, sinusta käsittelemistämme tiedoista tai haluat käyttää jotakin tietosuojaoikeudestasi, älä epäröi ottaa yhteyttä meihin.

Tietosuojavastaavana toimii Kaisu Jouha, kaisu.jouha@silmuke.fi , puh. 044-056 0082

Lisätietoja www.tietosuoja.fi

Yhteydenotto asiamukaiseen viranomaiseen

Jos haluat tehdä valituksen tai sinusta tuntuu, että yrityksemme ei ole käsitellyt tietojasi tyydyttävällä tavalla, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun.

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Osoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Päivitetty viimeksi 20.10.2022.